Hoe je overleg effectief en energiek maakt, en…
waarom ze nu vaak dodelijk saai en een bron van frustratie zijn
Overleggen zijn onmiskenbaar een belangrijk onderdeel binnen organisaties. Ze bieden een kans voor samenwerking, ideeëngeneratie en probleemoplossing. Toch kunnen overleggen ook snel een bron van frustratie worden, vooral als ze niet effectief en energiek worden geleid. Hier zijn de drie grootste frustraties die vaak opduiken in vergaderingen
- Tijdverspilling
Een van de grootste frustraties is dat overleggen vaak langer duren dan nodig is. Dit gebeurt wanneer er geen duidelijk doel is, mensen afdalen in irrelevante details, of wanneer het gesprek heen en weer slingert zonder concrete resultaten. Teamleden voelen zich gefrustreerd als ze hun tijd niet productief hebben besteed en achteraf geen duidelijke actiepunten kunnen benoemen. - Gebrek aan betrokkenheid
Wanneer niet iedereen actief deelneemt aan een overleg, kan het verloop ervan stagneren. Soms voelen teamleden zich niet gehoord of hebben ze het gevoel dat hun input niet wordt gewaardeerd. Dit kan de energie in een overleg verminderen en het leidt vaak tot passieve deelname. Dit is niet alleen demotiverend voor de betrokkenen, maar ook waardevolle perspectieven die het gesprek verder kunnen helpen, komen daardoor niet op tafel. - Onheldere beslissingen of actiepunten
Na een overleg is het cruciaal dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Wanneer beslissingen vaag blijven of actiepunten niet concreet worden geformuleerd, blijft iedereen met dezelfde vragen zitten als voorheen. Dit leidt tot verwarring, onduidelijkheid en inefficiëntie. Teamleden weten niet precies welke stappen ze moeten ondernemen of welke richting ze op moeten gaan.
Het Belang van Energiek en Effectief Overleg
Een energiek en effectief overleg is essentieel voor het succes van een team. Zonder focus, betrokkenheid en duidelijke richting kan een overleg snel verzanden, wat niet alleen tijd kost, maar ook het moraal van het team kan ondermijnen. de volgende elementen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat een overleg productief wordt: een passend overlegritme, vergaderdiscipline en het beleggen van procesrollen die aansluiten bij de kracht en energie van teamleden.
Passend Overlegritme
Elk overleg heeft een eigen ritme nodig, afhankelijk van het doel en het onderwerp. Het is belangrijk om te weten wanneer je snel door onderwerpen heen moet gaan en wanneer je dieper in moet gaan op bepaalde kwesties. Een strak overlegritme voorkomt dat vergaderingen te lang duren en helpt bij het behouden van de concentratie van de deelnemers. Dit betekent dat je als voorzitter het tempo goed in de gaten moet houden, zodat er voldoende tijd is voor belangrijke punten, maar zonder dat er onnodige uitweidingen zijn.
Vergaderdiscipline
Vergaderdiscipline zorgt ervoor dat iedereen zich aan de afspraken houdt en het overleg in goede banen wordt geleid. Dit betekent onder andere dat er afspraken worden gemaakt over het gebruik van digitale apparaten, het respecteren van spreektijden en het houden van focus op de besproken onderwerpen. Disciplinair vergaderen voorkomt dat een overleg ongestructureerd raakt en het effectiever wordt. Dit vraagt ermee dat je met en vanuit vertrouwen leiding neemt.
Procesrollen en Aansluiting bij Kracht van Teamleden
Een ander belangrijk aspect van effectief overleg is het beleggen van procesrollen, zoals de voorzitter, de notulist, en tijdsbewaker etc.. Het helpt om deze rollen expliciet te maken en te laten aansluiten bij de kracht en energie van het betreffende teamlid. Bijvoorbeeld, als iemand sterk is in het structureren van gedachten, kan deze persoon de rol van voorzitter op zich nemen. Als een teamlid van nature goed is in het samenvatten van informatie, kan diegene de notulen bijhouden. Door deze rollen af te stemmen op de individuele kwaliteiten van teamleden, wordt de vergadering efficiënter en wordt er optimaal gebruik gemaakt van de energie van het team.
Conclusie
Het is essentieel dat overleg energiek en effectief is. Frustraties zoals tijdverspilling, gebrek aan betrokkenheid en onduidelijke besluiten kunnen worden verminderd door het creëren van een goed overlegritme, het handhaven van vergaderdiscipline en het beleggen van procesrollen die aansluiten bij de sterke kanten van de teamleden. Door deze elementen goed te combineren worden gesprekken oprechter, worden teamleden samen productiever en ontstaat er meer werkplezier.
Neem contact op als je de frustraties herkent, of meer wilt weten hoe je jouw overleggen meer energiek en effectief maakt
