Liever naar een vergadering dan naar de film!

Maak vergaderen weer zinvol, productief en leuk

Middels deze blogs willen we je bijstaan om persoonlijk en krachtig leiding te geven aan jouw team en organisatie, tijdens én na de crisis.

Kort geleden spraken we met Jurre Engelsman, senior medewerker gebiedsteam bij Gemeente Weststellingwerf. Jurre vertelde me dat zijn ‘droom’ was uitgekomen met de coronacrisis. Na een korte verbazing begon er een belletje bij me te rinkelen. Enige tijd geleden spraken we namelijk over een wekelijkse vergadering die hij voorzit met een team van 30+ mensen (wat op zichzelf al een interessant gegeven is). Deze vergadering duurde twee uur en liep altijd uit in de tijd. Jurre vertelde dat hij wel wilde zien wat er zou gebeuren als de vergadering volledig werd opgeheven. Waarop we hem uitdaagden: Wat let je?

Voorkom deze vier frustraties bij vergaderingen

De prijs die je betaalt voor slechte vergaderingen is groot

Omdat de vergadering geen prioriteit meer had in deze coronatijd zijn ze ermee gestopt. Jurre vertelde dat ze tot de conclusie waren gekomen dat de vergadering niet nodig bleek. Bovendien hadden ze al een hoge prijs betaald voor de slechte vergaderingen die ze al die tijd hadden doorstaan.

We vroegen hem welke prijs dat was. Er kwam een geleidende schaal voorbij die leidde van ontevredenheid naar onbegrip, boosheid, sarcasme en cynisme, tot een gebrek aan zingeving. Jurre had omgerekend wat het de organisatie aan tijd gekost had. Hij kwam tot 1,5 FTE. Tijd die dus niet ten bate kwam van de klant maar opging aan onnodig vergaderen. Hoe mooi is het dat ze dit inzicht nu aangrijpen als een kans om vergaderingen weer zinvol, productief en leuk te maken.

Ermee stoppen kan door dit voorbeeld de gedachte zijn die door je heen schiet. Maar vergaderingen vormen de kernactiviteiten van een organisatie, ze zijn superbelangrijk. Ze bevatten alleen een merkwaardige paradox, omdat ze vaak lang en zinloos lijken.

Gelukkig ligt het niet aan de vergadering zélf, en dus is het om te buigen naar een uitdagende, productieve en zelfs leuke activiteit.  

De uitdaging is om de manier waarop we kijken naar vergaderingen en onze aanpak daarbinnen fundamenteel aan te pakken. Het eerste besef wat je dan moet hebben is om niet langer een hekel te hebben aan vergaderen. Het tweede besef is om niet de focus te leggen op technische middelen, agenda’s, notulen, regels en de mentaliteit van de mensen die deelnemen. Hoewel we merken dat door het ‘gedwongen’ gebruik van videoconferencing (wat een hulpmiddel is bij, én geen voorwaarde voor succesvol vergaderen) het besef tot anders vergaderen al begint te groeien.

De beloning als een organisatie erin slaagt de sprong te maken van moeilijk naar zinvol, productief en leuk vergaderen, is enorm:

  • een beter moreel
  • snellere en betere besluitvorming
  • betere resultaten

Dé oplossing

Ga je straks gewoon weer door in het ‘oude patroon’ van vergaderen? Of wil je met jouw team of organisatie aan de slag met zinvol, productief en leuk vergaderen? In zijn boek ‘Vergaderen is dodelijk’ laat Patrick Lencioni weer op prachtige wijze zien wat fundamentele voorwaarden zijn om tot het laatste te komen.

bol.com | Vergaderen is dodelijk | 9789047005414 | Patrick ...

De kernvraag waar hij mee begint binnen het Managementteam is ‘Wie van jullie gaat liever naar een film dan naar een vergadering?’ Het antwoord laat zich raden, namelijk iedereen.

Helaas zegt dat iets over de vaak trieste staat waarin een bedrijfscultuur zich bevindt. Als je het goed uiteenzet is het bovendien vreemd. Omdat vergaderen een interactieve, relevante activiteit is, terwijl de film een passieve, relatief onbelangrijke activiteit is.

Er zijn 2 problemen bij vergaderingen:

  1. Gebrek aan drama. Vergaderingen draaien per definitie om dynamische interactie. Er worden onderwerpen besproken die belangrijk zijn voor ieders levensonderhoud. Maar waarom zijn ze dan vaak zo saai? Omdat we juist datgene weghalen wat het interessant maakt: conflict (ofwel drama). In films juist gebruikt t.b.v. spanning.
  2. Gebrek aan contextuele structuur. Vaak bestaat de neiging om elk onderwerp in één en dezelfde vergadering te stoppen. Dit leidt vaak tot een ‘vage film met te veel verhaallijntjes en acteurs’. Goed bedoeld besluiten leidinggevenden dan regelmatig tot een grote stafvergadering, waarin zo veel mogelijk onderwerpen in twee tot drie uur tijd langs moeten komen. Zodat iedereen daarna weer ‘echt’ aan het werk kan.

Oplossing

Er zouden verschillende vergaderingen voor verschillende doeleinden moeten zijn, met allemaal een belangrijke en waardevolle functie. Elke organisatie kan belang hebben bij de volgende 4 typen vergaderingen en zou deze dus serieus moeten overwegen:

  • Vergadering 1: De dagelijkse update

Uitwisselen van de dagelijkse planning en activiteiten in 5 minuten

  • Vergadering 2: Wekelijks & tactisch

Uitwisselen van wekelijkse activiteiten en cijfers bespreken; tactische problemen en kwesties oplossen in 45 – 90 minuten

  • Vergadering 3: Maandelijks en strategisch

Kwesties die belangrijk zijn voor succes op lange termijn bespreken, analyseren en over brainstormen in 2 tot 4 uur

  • Vergadering 4: Kwartaalsessie buiten de deur

Bespreken van strategie ontwikkelingen in de bedrijfstak, concurrentie, personeel en teamontwikkeling.

Veel succes met het reflecteren op jouw manier van vergaderen of het overwegen van een fundamenteel andere aanpak. Graag horen we jouw reactie, vergaderfrustraties of succesverhaal.

Hans Kets

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.