Vijf universele zorgen in contact met medewerkers
In elke interactie met anderen, of het nu een teamoverleg is, een coachingsgesprek of een strategische bespreking, spelen vijf universele zorgen een rol. Deze zijn door communicatiewetenschapper Min Sun Kim benoemd en bieden een krachtig inzicht in hoe we onszelf en de ander benaderen. Hier zijn de vijf zorgen en wat ze kunnen betekenen voor leidinggevenden:
-
Helderheid: “Ben ik wel duidelijk, word ik begrepen?”
Communicatie staat of valt met duidelijkheid. Als leidinggevende wil je zeker weten dat je boodschap overkomt zoals je bedoelt. Of het nu gaat om het uitleggen van een visie of het bespreken van een probleem, helderheid is essentieel. Vraag jezelf af: Gebruik ik duidelijke taal? Begrijpt mijn team wat ik bedoel? Regelmatig checken of de boodschap aankomt, kan misverstanden voorkomen.
Voorbeeld: Je deelt een nieuwe strategie in een teamoverleg. Achteraf blijkt dat sommige collega’s niet goed begrepen hebben wat dit betekent voor hun taken. De vraag “Ben ik wel duidelijk genoeg geweest?” dringt zich op. Het helpt om regelmatig te checken: “Kun je in je eigen woorden vertellen wat dit voor jou betekent?”
-
Eigen imago: “Word ik niet gekwetst, kom ik goed voor de dag?”
Iedereen wil graag professioneel en competent overkomen. Maar deze zorg kan je ook remmen. Het beeld dat anderen van ons (kunnen) hebben, speelt een grote rol in onze communicatie: Maak ik een goede indruk? Lijk ik competent? Voor leidinggevenden is het belangrijk om authentiek te blijven en zich niet te veel te laten leiden door hoe anderen hen zien. Authenticiteit wekt vertrouwen.
Voorbeeld: Je wilt open feedback vragen aan je team, maar je bent bang dat dit gezien wordt als een teken van zwakte. Toch kan kwetsbaarheid juist kracht uitstralen: “Ik waardeer jullie perspectief, want het helpt mij om een betere leider te zijn.”
-
Gevoelens van anderen: “Kwets ik de ander niet (onnodig)?”
Een belangrijke zorg, zeker als je feedback moet geven of lastige gesprekken voert. Niemand wil de ander onnodig pijn doen. Bij effectieve communicatie wordt rekening gehouden met de emoties van anderen. Leiders die empathisch communiceren, bouwen betere relaties op. Stel jezelf de vraag: Hoe kan ik mijn boodschap overbrengen zonder de ander te kwetsen, maar wel eerlijk te blijven?
Voorbeeld: Je moet een medewerker aanspreken op structureel te laat komen. Hoe geef je die boodschap zonder dat de ander zich persoonlijk aangevallen voelt? Probeer het vanuit een constructieve houding: “Ik merk dat het regelmatig lastig is om op tijd te zijn. Hoe kunnen we dit samen oplossen?”
-
Ruimte: “Welke (fysieke) ruimte mag/moet ik innemen?”
Ruimte innemen kan letterlijk en figuurlijk zijn. Neem ik te veel ruimte in het gesprek? Laat ik anderen voldoende aan het woord? Een goede balans vinden tussen spreken en luisteren is cruciaal voor effectieve interacties.
Voorbeeld: In een vergadering ben je enthousiast over een idee en merk je pas laat dat anderen nauwelijks aan het woord komen. Het creëren van een evenwicht kan simpel zijn: “Laten we een rondje maken, ik ben benieuwd hoe jullie dit zien.”
-
Effectiviteit: “Bereik ik mijn doel wel?”
Elke interactie heeft een doel, bewust of onbewust. Als je doel onduidelijk is, kan communicatie stroperig of ineffectief worden. Uiteindelijk wil je dat je communicatie resultaat oplevert. Of het nu gaat om het motiveren van je team of het oplossen van een conflict, wees je bewust van je doelen. Vraag jezelf af: Zijn mijn woorden en daden in lijn met wat ik wil bereiken?
Voorbeeld: Je wilt meer samenwerking tussen twee teams, maar een brainstormsessie loopt uit op losse discussies. Vooraf een helder doel stellen (“Aan het einde van deze sessie willen we drie concrete afspraken hebben”) kan veel verschil maken.
Reflectie voor leiders
Deze vijf zorgen zijn niet alleen menselijk, maar ook universeel. Door hierop te reflecteren, kun je als leider je communicatie naar een hoger niveau tillen. Vraag jezelf na elke interactie af: Heb ik duidelijk gecommuniceerd? Was ik empathisch? Heb ik mijn doelen bereikt? Het bewust omgaan met deze zorgen helpt je om effectiever en authentieker te zijn in contact met anderen.
Een open houding helpt om obstakels weg te nemen en écht contact te maken. Lees ter inspiratie ook de blog “Hoe ga je uit contact – acht isoleerstijlen”.
